معرفی چارت سازمانی و آشنایی با آن برای هر کسب و کاری بسیار مهم و حیاتی است چراکه این کار منجر به بهبود مدیریت آن کسب و کار شده و باعث افزایش راندمان کل شرکت یا کسب و کار می شود. بنابراین هر شرکت یا موسسه تازه تاسیسی نیازمند طراحی و ارائه یک چارت یا سلسله مراتب می باشد. معمولا در شرکت ها و سازمان های مختلف ترسیم چارت و تعیین وظایف و مسئولیت های افراد مختلف در آن شرکت بر عهده هیات مدیره می باشد.
از مهمترین انواع و اقسام چارت سازمانی نیز می توان به چارت های سلسله مراتبی، کارکردی، خطی، شبکه ای، بخشی، دایره ای، مبتنی بر گروه و غیره اشاره نمود. گروه کارشناسان ثبت شرکت موسسه حقوقی سفیران سروش سعادت در این مقاله ضمن آشناسازی شما با شرایط و مقررات تهیه و تنظیم چارت سازمانی همچنین آماده ارائه مشاوره های حرفه ای به شما عزیزان در خصوص ضوابط ثبت شرکت یا موسسه نیز می باشد.
معرفی چارت سازمانی و مفهوم آن
چارت سازمانی یا Organization Chart نمودار سازمانی یا سلسله مراتبی از جایگاه های افراد و نیز مشاغل مختلف در یک سازمان و ارتباط بین آنهاست. پس این نمودار بسادگی تعیین کننده سلسله مراتب و نیز جایگاه شغلی افراد در قالب یک سازمان بوده و روابط طولی یا عرضی بین جایگاه های شغلی مختلف را مشخص می کند. جالب است بدانید که اولین نمونه از چارت سازمانی نیز در بین سال های 1772 و 1751 در دانشنامه ای بنام دانش نامه آنسیکلوپدی چاپ شد. همچنین بر اساس اسناد و گزارشات تاریخی اولین چارت سازمانی در ایالات متحده توسط دانیل مک کالم (مهندس آمریکایی- اسکاتلندی) طراحی و ترسیم شد. با توجه به توضیحات فوق اکنون در قالب چند جمله ساده زیر می توان به مفهوم معرفی چارت سازمانی پی برد:
با توجه به این توصیفات از معرفی چارت سازمانی می توان گفت که چارت سازمانی شبیه ساختار سازمانی است اما تفاوت هایی آشکار و پنهان با آن دارد. از این گذشته مفهوم چارت سازمانی برای هیات مدیره و مدیر عامل شرکت ها و موسسات مفهوم عمیقی داشته و در واقع ابزاری برای اعمال مدیریت صحیح جهت دستیابی به اهداف سازمان نیز تلقی می شود. به همین دلیل چارت سازمانی از دید مدیران سازمان دو کارکرد مهم دارد:
- اولا ابزاری موثر در اعمال تغییرات استراتژیک سازمان بوده
- دوما نشان دهنده اهداف یک سازمان و برنامه های سازمان برای نیل به آن اهداف است
ضرورت معرفی چارت سازمانی چیست؟
اکنون که با مفهوم و کارکرد چارت سازمانی آشنا شدیم بهتر است کمی هم درباره ضرورت استفاده و معرفی چارت سازمانی نیز آشنا شویم. برای آگاهی از ضرورت کاربرد چارت سازمانی ابتداء بایستی با مزایا و معایب استفاده از این چارت ها آشنا شد. در واقع از اصلی ترین امتیازات کاربرد یک چارت سازمانی در انواع شرکت ها و موسسات می توان به موارد زیر اشاره نمود:
- بهبود مدیریت
- برنامه ریزی دقیق
- تعیین روابط سازمانی
- سادگی فرآیند
- حل مسائل
اما در مقابل مزایای کاربرد چارت های سازمانی، استفاده از این چارت ها مخصوصا نمونه های دستی آنها ممکن است با معایبی نیز همراه باشد که از مهمترین این معایب می توان به موارد ذیل اشاره نمود:
- عدم به روز رسانی اطلاعات بخاطر صلب بودن
- عدم نمایش الگوهای مختلف رفتاری و اجتماعی بین اعضا
- عدم شمول مشتریان یا مراجعین به سازمان
معرفی انواع چارت سازمانی
یکی از مهمترین بخش ها از موضوع معرفی چارت سازمانی در رابطه با انواع و اقسام این چارت ها می باشد. باید پذیرفت که دیگر کاربرد چارت های سازمانی به یک ابزار مدیریتی تبدیل شده و نه تنها در سازمان ها بلکه در کلیه کسب و کارهای رسمی و غیر رسمی نیز استفاده می شود. معمولا افراد از چارت سازمانی برای نمایش جایگاه ها، سمت ها، عنوان مشاغل، روابط بین اعضاء و حتی عوامل و عناصر فیزیکی مثل دفاتر و دپارتمان ها استفاده می کنند. اکنون در نمودار زیر به بررسی و معرفی انواع چارت سازمانی می پردازیم:
از بین انواع چارت های اشاره شده در فوق، متداولترین چارت سازمانی مربوط به چارت یا نمودار سلسله مراتبی است. در این نوع چارت اعضای سازمان در گروه های مختلفی دسته بندی می شوند و بنا به تعریف وظایف و مسئولیت ها هر دسته ای نیز یک مافوق دارد. در واقع در این چارت هر گروه به گروه بالاتر و هر عضوی نیز به مافوق خود متصل است که نهایتا به رئیس یا مدیر عامل سازمان می رسد. در حقیقت این نوع نمودار شبیه یک هرم بوده و از مشخصات اصلی آن نیز می توان به موارد زیر اشاره نمود:
- سادگی طراحی نمودار
- وجود بروکراسی زیاد
- تعیین میزان ارتباطات سازمانی در قالب سلسله مراتب
- نگاه از پایین به بالا در هر بخش
- ارتباطات محدود و گاها کم بین اعضاء
نحوه طراحی و ارائه چارت سازمانی
همان طوری که در مطالب پیشین نیز عنوان شد، نمودارهای مختلفی برای طراحی چارت سازمانی وجود دارد. طراحان برای ترسیم چارت سازمانی شرکت موردنظرشان می توانند از دو روش ترسیم دستی و یا ترسیم با کمک نرم افزار استفاده کنند. عیب اصلی طراحی دستی چارت سازمانی عدم امکان به روز رسانی به موقع اطلاعات موجود و نیز زمان بر بودن آن می باشد. به همین دلیل امروزه روش دستی دیگر جای خود را به روش کامپیوتری داده و طراحان چارت سازمانی می توانند از طریق نرم افزارهای تخصصی نسبت به طراحی و ارائه چارت سازمانی اقدام کنند. در حال حاضر از بهترین انواع نرم افزارهای موجود برای طراحی چارت سازمانی می توان به موارد ذیل اشاره نمود:
- نرم افزار Visio در قالبهای آماده یا قابل طراحی
- نرم افزار معروف Excel
- نرم افزار edraw orgcharting
خیلی از هموطنان هستند که به دلیل امتیازات مهم و قابل توجه اخذ اقامت ترکیه به دنبال اطلاع از شیوه های مهاجرت آسان به این کشور هستند. عزیزان بایستی در جریان باشند که خرید ملک در ترکیه 2021 فقط یکی از روش های دسترسی به ویزای اقامت ترکیه است و روش جذاب و سودآور دیگر شیوه ثبت شرکت در ترکیه است. مزیت این روش بر روش خرید ملک نیز انعطاف پذیری سرمایه و نیز امکان اشتغالزایی و کسب درآمد در ترکیه می باشد. هموطنان عزیز برای دسترسی به آخرین قوانین هم در حوزه ثبت شرکت و هم خرید ملک در ترکیه می توانند با وکلای مجرب موسسه حقوقی سفیران سروش سعادت در ارتباط باشند.
