نحوه نگارش انگیزه نامه SOP یکی از عواملی است که می تواند تاثیر عمده ای بر اخذ یا عدم اخذ پذیرش از برترین دانشگاه ها داشته باشد. انگیزه نامه را بیشتر با عنوان SOP که کوتاه شده عبارت Statement of purpose است می شناسند هرچند برخی افراد به آن Letter of intent هم می گویند. از آن جایی که داشتن رزومه یا به قولی CV خوب، نمرات بالای درسی، نمره زبان خوب و غیره نشان دهنده عملکرد خوب دانشجو در گذشته می باشد، انگیزه نامه می تواند نشانگر این موضوع باشد که فرد تا چه اندازه در آینده موفق عمل خواهد کرد. در این مقاله که توسط تیم ترجمه و تحقیق موسسه مهاجرتی سفیران سروش سعادت تهیه شده است راجع به نحوه نگارش انگیزه نامه SOP توضیحاتی ارائه گردیده و به سوالات ذیل پاسخ داده می شود:
- بهترین گام ها در خصوص نحوه نگارش انگیزه نامه SOP کدام اند؟
- بهترین دانشگاه های دنیا که با انگیزه نامه خوب شانس اخذ پذیرش از آن ها بالاتر میرود کدام هستند؟
- تفاوت انگیزه نامه و رزومه یا CV در چیست؟
- چه کسانی به نگارش انگیزه نامه نیاز خواهند داشت؟
- فرایند نگارش و تهیه یک SOP چیست؟
اشتباهات در خصوص نحوه نگارش انگیزه نامه SOP
یکی از بدترین اشتباهات راجع به نگارش انگیزه نامه یا cover letter استفاده از جملات و ساختار کلیشه ای یا بدتر از آن، کپی کردن متن های از پیش تهیه شده است. هیچ تیم بررسی ای کسی را که حتی زحمت نگارش یک انگیزه نامه متحصر به فرد را نیز به خود نداده است و فقط متن فرد دیگری را کپی کرده است پذیرش نخواهد کرد. آنقدر تعداد دانشجویانی که انگیزه نامه را جدی نمی گیرند و آن را سهل انگارانه و بدون خلاقیت می نویسند، زیاد است که کمیته پذیرش دانشگاه های مختلف همواره توجه ویژه ای مبذول این امر داشته اند که انگیزه نامه هر شخصی چگونه نوشته شده است.
غالب انگیزه نامه ها این گونه شروع می شود :”من علاقه مند به اخذ پذیرش از رشته الف، مثلا مهندسی عمران، هستم چرا که از زمانی که کودک بودم طرفدار رشته مذکور بوده ام” که این جملات کلیشه ای در تحت تاثیر قرار دادن اساتید محکوم به شکست خواهند بود.
سوالات کمک کننده در نحوه نگارش انگیزه نامه SOP
برای جلوگیری از ذکر جملات تکراری و کسل کننده ای که نمونه آن پیش تر نگارش شده و اساتید بسیار دیده اند، دانشجویان بهتر است که توجه کنند باید طی انگیزه نامه به سوالاتی که مد نظر کمیته پذیرش خواهد بود به طور ضمنی پاسخ دهند. برخی از مهم ترین سوالات که باید پیشبینی شوند عبارت هستند از:
- دلیل شخصی فرد برای تحصیل در مقطع مذکور چیست؟
- چرا وی اصرار دارد در مقطع مورد نظر خود تحصیل کند؟
- دلیل این که کالج یا دانشگاه مورد نظر خود را انتخاب کرده است چیست؟
- دلیل انتخاب کشور مورد نظر وی چیست؟
- چه میزان تجربه در رشته مورد نظر خود داشته است؟
- تجربه کاری و تحصیلی پیشین فرد آیا مرتبط است با رشته ای که در حال حاضر قصد اخذ پذیرش از آن را دارد؟
- پس از اخذ مدرک تحصیلی مورد نظر فرد چه تصمیمی دارد؟
- انتظارات فرد از رشته و همچنین دانشگاه مربوطه چیست؟
- ویژگی هایی که دانشجو را برای دانشگاه مورد نظر وی متمایز می کند کدام هستند؟
- جدا از تحصیل و کار، تفریحات دانشجوی متقاضی و عادت هایی که دارد کدام هستند؟
گام های اساسی در خصوص نحوه نگارش انگیزه نامه SOP
مهم ترین گام هایی که هنگام نوشتن انگیزه نامه باید به آن توجه داشت عبارت هستند از:
- باید پاسخ سوالات ذکر شده در بالا را به صورت داستان و تجربیات شخصی کوتاه نوشت چرا که خواندن رمان داستانی برای غالب افراد جذاب تر از روزنامه است. تجربیات شخصی افراد هم باعث ارتباط احساسی تیم بررسی کننده درخواست پذیرش خواهد شد هم بار اثباتی در خصوص ویژگی ها و نکاتی دارد که فرد ادعای آن ها را می کند.
- توجه به کمیت علاوه بر کیفیت مهم است چرا که انگیزه نامه در عین کوتاه و موجز بودن باید نکات اساسی را ذکر کند مثلا تنها بیان این که فرد تجربه آموزش در NGO خاصی را داشته کافی نیست. بلکه باید ذکر شود چه مدت زمانی به آن کار مشغول بوده و به این وسیله چه تاثیری بر دانش آموزان خود داشته است.
- ذکر عبارت خاص بسیار بهتر از کلی نویسی است؛ به عنوان مثال تنها ذکر این که متقاضی تصور می کند فرد سخت کوشی است کافی نیست. وی باید بیان کند چرا در مورد خود این گونه می اندیشد و در این راستا می تواند 1 یا 2 مورد از تجربیات خود را بیان کند که نشان دهنده متفاوت بودن درجه تحمل سختی از سوی وی در مقایسه با بیشتر افراد است.
- شخصی سازی انگیزه نامه می تواند تاثیر ویژه ای بر موفقیت یا عدم موفقیت دانشجو داشته باشد. بیشتر دانشجویان فرم های از پیش تهیه شده را انتخاب کرده و تنها نام خود و دانشگاه را در آن ها جایگزین می نمایند در حالی که باید خودشان تمام انگیزه نامه را با توجه به دیدگاه، فرهنگ، نقاط قوت و ضعف و ارزش های خود نگارش نمایند.
لحن انتخابی در خصوص نحوه نگارش انگیزه نامه
در نگارش انگیزه نامه افراد باید لحن رسمی اما گفتگویی داشته باشند؛ چرا که غالب انگیزه نامه ها یا بسیار رسمی هستند یا خیلی دوستانه. در حالی که بهترین روش اتخاذ رویکردی میانه است؛ پس دانشجو باید تصور کند در حال صحبت با رییس دانشکده است و در این خصوص اگرچه ذکر یک شوخی مودبانه در کل انگیزه نامه می تواند نکته مثبتی به شمار آید، تماما دوستانه نویسی و نوشته ای سرشار از شوخی فکر خوبی نیست.
اثرات مثبت انگیزه نامه نویسی
انگیزه نامه نویسی خوب اثرات مثبتی دارد که باعث بیشتر شدن شانس موفقیت فرد می شود و از آن جمله می توان به موارد ذیل اشاره نمود:
الف- استخدام کنندگان می بینند که چه کسی کار را وارد کرده است: فقط این واقعیت که همه انگیزه نامه ها را با رزومه خود وارد نمی کنند دلیل کافی برای نوشتن آن است. این یک نکته اضافی است که به شما کمک می کند به عنوان یک کاندید برجسته شوید؛ اگر بتوانید آن را با نام مخاطب خود یا یک فرد خاص با قدرت استخدام در شرکت شخصی سازی کنید، تلاش و ابتکار بیشتری نیز نشان داده می شود؛ پس وقت بگذارید، زیرا دیگران این کار را نخواهند کرد.
ب- رزومه شما بر اساس وقایع است، انگیزه نامه شما شخصی است: برای روشن کردن جزئیات رزومه خود از یک انگیزه نامه استفاده کنید چرا که انگیزه نامه این فرصت را به شما می دهد تا داستان حرفه ای خود را به شیوه ای شخصی تر بگویید. به عنوان مثال، شما می توانید یک شکاف بزرگ در اشتغال یا تغییر در مسیر شغلی را برطرف کنید؛ رزومه خود را با ارجاع آن به یک انگیزه نامه حرفه ای قوی تر و قابل قبول تر کنید.
ج- علاقه خود را نشان دهید: تلاش مضاعف برای تنظیم یک انگیزه نامه حرفه ای نشان می دهد که شما برای زمانی که فردی رزومه خود را دریافت می کند ارزش زیادی قائل هستید تا با صرف زمان و تلاش برای نوشتن مستقیم آنها، آن را مورد قبول کنید. در واقع انگیزه نامه حرفه ای نشان می دهد شما حاضرید برای ورود به شرکت آنها تلاش کنید و این فرصت عالی برای بیان اینکه چرا می خواهید برای آنها کار کنید است پس به شرکت بگویید که چرا برای این موقعیت مناسب هستید.
رویکرد دانشگاه های برتر به انگیزه نامه ها
دانشگاه های برتر دنیا از جمله دانشگاه مک گیل، دانشگاه هاروارد، دانشگاه کمبریج، دانشگاه سوربن، دانشگاه وین و غیره که سالانه از سرتاسر دنیا متقاضیان بی شماری دارند، به انگیزه نامه هایی توجه می کنند که شخصی و متفاوت باشد. البته داشتن CV خوب نیز در کنار انگیزه نامه نقش مهمی را در پذیرش یا عدم پذیرش دانشجویان دارد که در نمودار ذیل نشان داده شده است:
پس باید توجه داشت که نگارش انگیزه نامه نیز می تواند یکی از عوامل تاثیرگذار در میزان موفقیت دانشجویان باشد و شانس قبلی در دانشگاه های مطرح را نیز بالا ببرد. در این مقاله که توسط موسسه حقوقی سفیران سروش سعادت تهیه شده تلاش بر این بود تا نکاتی مهم راجع به نحوه نگارش انگیزه نامه SOP ارائه گردد به دانشجویان کمک شود تا انگیزه نامه شخصی تر و متمایزتر از سایرین نگارش نمایند. نکات ذکر شده برای تمامی دانشجویان که علاقه مند به تحصیل در کانادا، تحصیل در فرانسه و سایر کشورهای دنیا را دارند مفید خواهد بود.
پرسش های کلیدی درباره نگارش انگیزه نامه
افرادی که می خواهند پذیرش تحصیلی از یک دانشگاه خارجی دریافت کنند، به جز در مقطع کارشناسی برخی از دانشگاه ها، به انگیزه نامه نیاز خواهند داشت. باید به این نکته توجه داشت که انگیزه نامه اثرگذاری بسیار زیادی خواهد داشت. انگیزه نامه نشان می دهد که هر فرد به چه دلیلی می خواهد خود را برای یک پروسه جدید آغاز کند. به همین دلیل باید نوشتن آن را با جدید بالا پیگیری کرد. در این رابطه نیز پرسش هایی مطرح می شوند که مهم ترین آن ها عبارتند از:
- در چه شرایطی نگارش انگیزه نامه الزامی است؟ برای استخدام در برخی از شرکت ها، نوشتن انگیزه نامه الزامی است. همچنین می توان گفت که نوشتن انگیزه نامه برای دریافت اکثر ویزاهای خارجی نیز لازم است. متقاضیان مقطع کارشناسی ارشد و دکترا نیز حتما باید انگیزه نامه خود را برای دانشگاه ارسال کنند. به طور کلی، هرگونه انتقال به مقطع بالاتر، نیازمند نوشتن انگیزه نامه خواهد بود.
- در انگیزه نامه چه نکاتی باید نگارش شود؟ همه کسانی که انگیزه نامه نگارش می کنند، باید بنویسند که به چه علت می خواهند مقصد جدیدی برای تحصیل یا کار خود انتخاب کنند. آن ها باید به جذابیت های آن مقصد توجه ویژه نشان دهند.
- چه نکاتی نباید در انگیزه نامه نوشته شود؟ تمامی مواردی که می تواند حساسیت برانگیز باشد، باید مورد توجه قرار گیرد. نوشتن هر مسئله ای در این دست می تواند نقطه منفی به حساب آید.
