صورتجلسه هیئت مدیره در شرکتهای نسبی در جلسه ای با اعضای هیئت مدیره تنظیم و به سمتهای مختلف مثل رئیس، معاون و مدیر عامل اشاره میشود. این صورتجلسه پس از تنظیم با سربرگ شخصیت حقوقی و امضای کلیه اعضای هیئت مدیره برای انجام مراحل نهایی ثبت به اداره ثبت شرکت ها تحویل داده می شود. شما با مطالعه این مقاله با نحوه و شرایط تنظیم صورتجلسه مذکور و نیز نحوه ثبت آن در اداره ثبت شرکتها آشنا می شوید. برای اطلاع از شرایط تنظیم و ارائه هر نوع صورتجلسه شرکتهای تجاری و یا دریافت مشاوره رایگان در این زمینه حتما با موسسه حقوقی سفیران سروش سعادت در تماس باشید.
شرایط تشکیل جلسات هیئت مدیره در شرکتهای نسبی
یکی از ارکان مهم تشکیل دهنده شرکتهای نسبی، هیئت مدیره این شرکتهاست که وظیفه اداره امور شرکت را بر عهده دارند. هیئت مدیره شرکتهای تجاری نیز بنا به وظیفه اجرایی خود هر از گاهی جلسه ای برای رسیدگی به برخی امور مثل تعیین دارندگان حق امضاء یا انتخاب افراد به سمت های مختلف در شرکت برگزار می کند. اما جلسات تشکیل شده توسط هیئت مدیره شرکت های نسبی نیز بایستی با مدنظر قرار دادن اصول و مقرراتی به شرح ذیل تشکیل شود:
- معمولا جلسات هیئت مدیره شرکت های نسبی باید با حضور بیش از نیمی از مدیران تشکیل شود.
- غالبا تصمیمات اتخاذ شده در این جلسه باید با رای اکثریت اعضاء هیئت مدیره به تصویب برسد.
- در صورت عدم تشکیل جلسه هیئت مدیره با بیش از نیمی از اعضاء، جلسه دوم را می توان با ثلث اعضای حاضر نیز برگزار کرد.
- در صورت تشکیل جلسه هیئت مدیره در شرکت های نسبی با حداکثر اعضا، رعایت تشریفات مربوط به دعوت وفق با اساسنامه این شرکتها الزامی است.
- همچنین انتخاب هیات نظارت برای جلسات هیئت مدیره نیز بایستی در دستور کار قرار گیرد.
شرایط صورتجلسه هیئت مدیره در شرکتهای نسبی
به هر حال پس از تشکیل جلسه هیئت مدیره در شرکت های نسبی، تنظیم و ارائه صورتجلسه برای انعکاس نتایج این جلسه به اداره ثبت شرکتها امری الزامی است. همان طوری که این ضرورت در ماده 123 قانون تجارت نیز به صورت زیر تصریح شده است:
علاوه بر موارد فوق که درباره شرایط تشکیل جلسه هیئت مدیره در شرکتهای نسبی گفته شد، تنظیم صورتجلسه این هیئت و اطلاع از شرایط آن نیز ضروری است. معمولا در صورتجلسه هیئت مدیره این شرکتها علاوه بر قید اسامی مدیران حاضر و غایب و همچنین خلاصه ای از تصمیمات با قید زمان و تاریخ جلسه نیز آورده می شود. علاوه بر این در تنظیم صورتجلسه هیئت مدیره در شرکتهای نسبی بایستی به چند نکته ریز و مهم نیز اشاره کرد. این نکات عبارتند از:
- اول از همه اینکه صورتجلسه هیئت مدیره باید توسط منشی جلسه و روی سربرگ شخصیت حقوقی نگارش شود.
- نکته دوم در این باب اینکه جهت رسمیت صورتجلسه در شرکتهای نسبی باید این صورتجلسه به امضاء اکثریت اعضای هیئت مدیره برسد.
- در نهایت صورتجلسه بایستی در سه نسخه آماده و نسخه امضا شده و کامل برای ثبت نهایی به اداره ثبت شرکتها ارسال شود.
آشنایی با محتوای صورتجلسه هیئت مدیره در شرکتهای نسبی
در مطالب فوق با شرایط و الزامات تشکیل جلسه هیئت مدیره در شرکتهای نسبی و ضرورت تنظیم صورتجلسه برای تصمیمات اتخاذ شده در این جلسه آشنا شدیم. اکنون قصد آن داریم تا شما را با مندرجات جهت تکمیل این صورتجلسه آشنا کنیم. معمولا برگه صورتجلسه در شرکتهای نسبی متنی آماده است که از بخش های مختلفی تشکیل شده است. این بخش ها عبارتند از:
بر این اساس، مندرجات مربوط به شخصیت حقوقی شامل نام شرکت، شماره ثبت، میزان سرمایه، تاریخ و ساعت جلسه می باشد. اما مندرجات مربوط به شخصیت حقیقی شامل مدیران منتصب به سمت رئیس هیئت مدیره، نایب هیئت مدیره و مدیر عاملی شرکت نسبی می باشد. در پایان نیز بخش آخر این صورتجلسه متعلق به توضیحات جلسه و امضاء صاحبان منصب می باشد.
نکاتی مهم درباب صورتجلسه هیئت مدیره در شرکتهای نسبی
در رابطه با تنظیم صورتجلسه در شرکتهای نسبی، شرکا بایستی به نکات ریز و جزئی نیز توجه داشته باشند. چراکه کوچکترین نقص یا ایرادی در تکمیل این صورتجلسه موجب هدر رفتن زمان و هزینه ها می شود. معمولا در تنظیم صورتجلسه هیئت مدیره بایستی به نکات زیر توجه داشت:
- در صورتجلسه مذکور حتما باید به تاریخ دقیق تشکیل جلسه (روز، ماه و سال) اشاره کرد.
- در این صورتجلسه حتما باید به ساعت آغاز و پایان جلسه اشاره شود.
- قید شماره در صورتجلسه هیئت مدیره در شرکت های نسبی امری الزامی است.
- مشخصات کامل مدیران حاضر و غایب در جلسه هیئت مدیره بایستی در این صورتجلسه ذکر شود.
- درج اسامی و سمت مدیران دارای سمت در هیئت مدیره در شرکتهای نسبی امری ضروری است.
- تصمیمات هیئت مدیره شرکتهای نسبی بایستی در روزنامه رسمی منتشر شود.
چگونگی ثبت صورتجلسه هیئت مدیره در شرکتهای نسبی
ابتداء و قبل از پرداختن به مبحث نحوه ثبت صورتجلسه هیئت مدیره بایستی بدانید که شرکا در شرکتهای نسبی پس از تنظیم این صورتجلسه تنها یک ماه فرصت خواهند داشت تا صورتجلسه تنظیمی خود را به اداره ثبت شرکتها تحویل دهند. فرآیند ثبت صورتجلسه هیئت مدیره در شرکت های نسبی فرآیندی نسبتا ساده ای است که در ابتدا با پذیرش آنلاین شروع می شود و در این مرحله متقاضیان از طریق سامانه اداره ثبت شرکتها و با تکمیل اطلاعات زیر نسبت به اخذ کد پذیرش خود اقدام می کنند:
در مرحله بعدی بایستی نسخه امضاء شده از صورتجلسه هیئت مدیره به همراه ضمائم دیگر به اداره ثبت شرکتها ارسال شده و بارکد پستی مربوطه در سامانه درج گردد. سپس بعد از تایید نهایی اداره ثبت لازم است تا نماینده شرکت برای امضای دفاتر ثبت و اخذ آگهی ثبت تغییرات به اداره ثبت شرکتها مراجعه نماید. یقینا با استفاده از مشاوره های حرفه ای وکلای مجرب موسسه حقوقی سفیران سروش سعادت می توانید ضمن ثبت شرکت در هر کشوری مثل ثبت شرکت در لهستان علاوه بر سرمایه گذاری مطمئن همچنین موفق به اخذ اقامت آن کشور شوید.
